Νιώθεις ότι όλη η μέρα σου είναι γεμάτη, όμως τελικά δεν έχεις καταφέρει τίποτα;
Νιώθεις υπερκόπωση, όμως είσαι όλο και πιο μακριά από τον στόχο σου;
Αισθάνεσαι ότι ασχολείσαι μονίμως με ανούσια πράγματα τα οποία δεν εξυπηρετούν τις αξίες σου και τα οράματα σου;
Αν απάντησες ΝΑΙ σε τουλάχιστον μία από αυτές τις ερωτήσεις συνέχισε να διαβάζεις! 👇
Σήμερα έρχομαι με ένα νέο άρθρο βασισμένο στο βιβλίο "Οι 7 συνήθειες των εξαιρετικά αποτελεσματικών ανθρώπων" του Stephen Covey. Αυτό το βιβλίο θεωρείται πια ένα από τα κλασικά της αυτοβελτίωσης και διαχείρισης χρόνου και δεν υπάρχει κάποιος γκουρού της αυτοβελτίωσης που να μην το έχει διαβάσει.
Το αγόρασα πριν από μερικά χρόνια και το έχω ήδη διαβάσει δύο φορές. 😁 Ειλικρινά δεν περίμενα να βοηθήσει τόσο πολύ στο να αλλάξω τη ζωή μου και τελικά να μπορώ αυτή τη στιγμή να ισορροπώ μεταξύ της σχολής του Athenian girl out and about, το a.nutritious.notebook καθώς και όλης της υπόλοιπης κοινωνικής μου ζωής (ή τουλάχιστον όσης μου επιτρέπει ο κορονοϊός). ✌
Σε αυτό το άρθρο θα βρεις:
- Τι είναι το time management matrix;
- Ποιο τεταρτημόριο είναι πιο αποτελεσματικό;
- Πώς θα μεταφερθείς στο δεύτερο τεταρτημόριο;
- Πώς θα βρεις τις εργασίες που ανήκουν στο δεύτερο τεταρτημόριο;
- Πώς να οργανώσεις μια αποτελεσματική εβδομάδα
- Ποια είναι τα πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου σύμφωνα με τον Stephen Covey
- Τι πρέπει να κάνεις τώρα;
Τι είναι το time management matrix;
Ο Stephen Covey έχει δημιουργήσει ένα εργαλείο το οποίο λέγεται το "matrix της διαχείρισης χρόνου" και μοιάζει ως εξής: 👇
Σύμφωνα με τον συγγραφέα, "Οι δύο παράγοντες που καθορίζουν μία δραστηριότητα είναι το επείγον και το σημαντικό". Επείγον σημαίνει ότι κάτι απαιτεί άμεση προσοχή όπως να σηκώσουμε ένα τηλέφωνο που χτυπάει. "Από την άλλη πλευρά, η σημαντικότητα έχει να κάνει με τα αποτελέσματα. Αν κάτι είναι σημαντικό συνεισφέρει στην αποστολή μας στις αξίες μας, στους στόχους υψηλής προτεραιότητας."
Με βάση τις έννοιες του επείγοντος και του σημαντικού, το matrix χωρίζεται σε 4 τεταρτημόρια:
Τεταρτημόριο Ι 👉 επείγον και σημαντικό: αφορά σημαντικά αποτελέσματα που απαιτούν άμεση προσοχή, στα οποία εντάσσονται οι κρίσεις και τα προβλήματα. Αυτό μπορεί να επιφέρει στρες και εξάντληση, αφού αυτό το άτομο πρέπει μονίμως να ασχολείται με την επίλυση κρίσεων. Ωστόσο όσο περισσότερο χρόνο αφιερώνει κανείς σε αυτό το τεταρτημόριο τόσο περισσότερο τον καταδυναστεύει.
Τεταρτημόριο ΙΙ 👉 μη επείγον και σημαντικό: Είναι αυτό που ο Stephen Covey ονομάζει "καρδιά της αποτελεσματικής προσωπικής διοίκησης". Αυτό επειδή τα άτομα που ασχολούνται με το δεύτερο τεταρτημόριο αφιερώνουν χρόνο σε εργασίες όπως το να γράψουν μία πολύ σημαντική επιστολή, να προγραμματίσουν μακροπρόθεσμες εργασίες και να κάνουν προληπτικά έργα που θα τους διασφαλίσουν την επιτυχία στο μέλλον. Τα αποτελέσματα της ενασχόλησης με αυτό το τεταρτημόριο είναι ότι σου δίνει την ευκαιρία να έχεις όραμα, προοπτική, πειθαρχία, έλεγχο και κατά συνέπεια λίγες κρίσεις στη ζωή σου. 👌
Τεταρτημόριο ΙΙΙ 👉επείγον και σημαντικό: εδώ τα άτομα ασχολούνται με επείγουσες όμως όχι σημαντικές δραστηριότητες, θεωρώντας άχρηστους τους στόχους και τον προγραμματισμό, με αποτέλεσμα τελικά να εστιάζουν μόνο στα βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα και να αισθάνονται διαρκώς ως θύματα των καταστάσεων που μπορεί να προκύψουν. 👀
Τεταρτημόριο IV 👉 μη επείγον και μη σημαντικό: η αφιέρωση χρόνου σε τέτοιες εργασίες έχει ως επίπτωση να εξαρτάται κανείς από άλλους προκειμένου να έχει τα στοιχειώδη. Ο Covey χαρακτηρίζει αυτήν την τάση ως την "απόλυτη ανευθυνότητα".
Ποιο τεταρτημόριο είναι πιο αποτελεσματικό;
Αν θες να αυξήσεις την αποτελεσματικότητα σου, πρέπει να μείνεις ΜΑΚΡΙΑ από τα τεταρτημόρια 3 και 4 διότι δεν είναι σημαντικά, ακόμη και αν είναι επείγοντα. 🚫
Αντιθέτως πρέπει να πλησιάσεις όσο το δυνατόν περισσότερο γίνεται στο δεύτερο τεταρτημόριο! Με αυτό τον τρόπο θα δρας προληπτικά, θα προγραμματίζεις και θα εμποδίζεις "τις καταστάσεις να εξελιχθούν σε κρίσεις". Έτσι δεν θα έχεις να αντιμετωπίσεις δύσκολες καταστάσεις ούτε θα νιώθεις ότι βρίσκεσαι εκτός ελέγχου. 💯 Ομολογώ πως οι κρίσεις πανικού έχουν μειωθεί δραματικά από τότε που ξεκίνησα να ακολουθώ τη μέθοδο του matrix. 😌
Προκειμένου να συνειδητοποιήσεις σε ποιο τεταρτημόριο βρίσκεσαι, μπορείς να παρακολουθήσεις τον εαυτό σου για τρεις ημέρες και να καταγράφεις με ακρίβεια 15' τις δραστηριότητές σου τις οποίες έπειτα θα τοποθετείς στο αντίστοιχο τεταρτημόριο. 📃
Ποιο ποσοστό του χρόνου σου αφιερώνεις σε κάθε τεταρτημόριο;
Είναι ικανοποιητικό;
Τι πρέπει να αλλάξεις;
Πώς θα μεταφερθείς στο δεύτερο τεταρτημόριο;
Αν δεν ανήκεις στο τεταρτημόριο ΙΙ, να τι πρέπει να κάνεις:
Καταρχάς πρέπει να ξεχάσεις το *απλό* to-do list, όπου κάθε εργασία εξισώνεται με την άλλη! Μπορεί μεν να φέρνεις πολλές εργασίες εις πέρας, όμως αυτό δεν σημαίνει ότι είναι και σημαντικές ή ότι συμβάλλουν στην πρόοδο των τομέων που εσύ θεωρείς σημαντικούς για τη ζωή σου! 🙆♀️
Ο Covey τονίζει ότι στην αρχή θα χρειαστεί να πάρεις χρόνο από το τρίτο και το τέταρτο τεταρτημόριο - με τα οποία είναι πιθανό να ασχολείσαι αυτή τη στιγμή - προκειμένου να έχεις χρόνο για το δεύτερο. Για να μπορείς να ασχοληθείς με τις σημαντικές δραστηριότητες που ανήκουν στο δεύτερο τεταρτημόριο θα πρέπει να αρνηθείς άλλες δραστηριότητες οι οποίες είναι ασήμαντες. Θυμήσου ότι όποτε λες "όχι" σε κάτι καλό λες "ναι" σε κάτι καλύτερο! 💪
Πώς θα βρεις τις εργασίες που ανήκουν στο δεύτερο τεταρτημόριο;
Ο Covey προτείνει να γράψεις σε ένα χαρτί όλους τους ρόλους τους οποίους έχεις αναλάβει στη ζωή σου ή τουλάχιστον αυτούς που θα χρειαστεί να αναλάβεις για την επόμενη εβδομάδα.
Και παράδειγμα, οι δικοί μου όλοι είναι:
- κόρη
- αδερφή
- σύντροφος
- φοιτήτρια
- δημιουργός περιεχομένου
Έπειτα, σκέψου δύο ή τρία σημαντικά αποτελέσματα που θέλεις να πετύχεις σε κάθε ρόλο μέσα στην επόμενη εβδομάδα και κατάγραψε τα ως στόχους. 🎯 Εκείνοι που ανήκουν στο δεύτερο τεταρτημόριο είναι οι βραχυπρόθεσμοι στόχοι που συνδέονται με μακροπρόθεσμους στόχους και αποτελέσματα. 😉
Πώς να οργανώσεις μια αποτελεσματική εβδομάδα
Όταν φτιάχνεις το εβδομαδιαίο σου πρόγραμμα δώσε προτεραιότητα στις εργασίες που ανήκουν στο δεύτερο τεταρτημόριο και λιγότερο σε αυτές που ανήκουν στο τρίτο και στο τέταρτο. Κάθε μέρα μπορείς να ιεραρχήσεις αυτές τις σημαντικές εργασίες ανάλογα με τη σειρά σημαντικότητας τους. Μπορείς να δεις πώς μπορείς να φτιάξεις το υπέρτατο εβδομαδιαίο πρόγραμμα εδώ!
⚠ Είναι φυσικό μέσα στην εβδομάδα να προκύψουν γεγονότα τα οποία θα προσπαθήσουν να σε οδηγήσουν μακριά από το δεύτερο τεταρτημόριο. Σε εκείνες τις περιπτώσεις θα χρειαστεί να βάλεις μπροστά τις δικές σου αξίες, αρχές και την πειθαρχία σου προκειμένου να μείνεις πιστός/-ή στο τι είναι σημαντικό.
Θα υπάρξουν και στιγμές όπου θα χρειαστεί να υποτάξεις το πρόγραμμά σου μπροστά σε μία υψηλότερη αξία. Για παράδειγμα, εάν όλη μέρα έχεις προγραμματίσει να ασχοληθείς με μία πολύ σημαντική εργασία για τη σχολή και κάποιος δικός σου (χτύπα ξύλο) βρεθεί σε ένα ατύχημα, τότε θα βάλεις την υψηλότερη αξία της οικογένειας/φιλίας πάνω από αυτήν της σχολής! Σε περιπτώσεις, λοιπόν, που δύο σημαντικές αξίες συγκρούονται, είναι στο χέρι σου και στη συνείδησή σου να αποφασίσεις ποια είναι ανώτερη της άλλης. 💁♀️
Ποια είναι τα πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου σύμφωνα με τον Stephen Covey
1️⃣ Είναι επικεντρωμένη σε αρχές: προγραμματίζοντας και οργανώνοντας τη ζωή σου με βάση αυτή τη μέθοδο, βάζεις *πράγματι* (και όχι θεωρητικά) σε προτεραιότητα ό,τι είναι σημαντικό και αποτελεσματικό
2️⃣ Κατευθύνεται από τη συνείδηση: σου δίνει τη δυνατότητα να βάζεις πρώτο ό,τι είναι σημαντικό για ΕΣΕΝΑ και τις ΑΞΙΕΣ σου, όχι το τι ορίζουν οι άλλοι σημαντικό ή επείγον για εσένα. Επίσης σου δίνει την ευελιξία να αποφασίζεις με βάση τις ανώτερες αξίες σου να παραμερίσεις το πρόγραμμά σου εάν προκύψει κάτι που αφορά αυτές.
3️⃣ Ορίζει την αποστολή, τις αξίες και τους μακροπρόθεσμους στόχους σου: αυτό δίνει νόημα και σκοπό στην κάθε ημέρα. Παύεις να νιώθεις σαν ένα ρομπότ που απλά εκτελεί εργασίες χωρίς κανένα νόημα ή αποτέλεσμα.
4️⃣ Σε βοηθά να εξισορροπήσεις τη ζωή σου, προσδιορίζοντας τους ρόλους σου: κάθε εβδομάδα αναλαμβάνεις ίδιος έχει και διαφορετικούς ρόλους με βάση τους οποίους πρέπει να πράξεις και να θέσει τις προτεραιότητές σου ώστε να υπηρετήσεις τις αξίες που έχεις συνδέσει με τον κάθε ρόλο.
5️⃣ Προσφέρει ένα ευρύτερο πλαίσιο: το να φτιάχνεις ένα πρόγραμμα σε εβδομαδιαία βάση σου δίνει μεγαλύτερο εύρος κινήσεων σε σχέση με τον ημερήσιο προγραμματισμό. Μπορείς να βλέπεις πιο μακριά και να ορίζεις τις δραστηριότητές σου με βάση τους ρόλους και το όραμά σου.
Τι πρέπει να κάνεις τώρα;
Έχω διαβάσει ήδη δύο φορές αυτό το βιβλίο και κάθε φορά μαθαίνω κάτι καινούργιο. 💡 Για να σε διευκολύνω να αναλάβεις δράση πάνω σε αυτό το φοβερό εργαλείο, έχω ετοιμάσει μερικά tips για εσένα: 👇
✅ Αφιέρωσε κάθε Κυριακή μία με δύο ώρες αποκλειστικά στον προγραμματισμό της επόμενης εβδομάδας. Γρήγορα θα συνειδητοποιήσεις πως είναι κάτι που αυξάνει δραματικά την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα σου.🔥 Βρίσκω πως κάθε εβδομάδα κατά την οποία κινούμαι στα τυφλά και χωρίς πρόγραμμα, καταφέρνω *ελάχιστα* 🤏 πράγματα και κινούμαι λίγο έως καθόλου προς τον εκάστοτε στόχο μου. 😬
✅ Μπες στη νοοτροπία του να λες ευγενικά όχι σε οτιδήποτε δεν εξυπηρετεί τις αξίες σου ή δεν αποτελεί σημαντική δραστηριότητα για εσένα αυτή τη στιγμή. Έχω γράψει ένα ολόκληρο blogpost πάνω στο πώς να μάθεις να λες όχι, επομένως δες εκεί πώς θα το καταφέρεις 😉
✅ Διάλεξε το εργαλείο προγραμματισμού το οποίο σε βολεύει περισσότερο. Μπορεί να είναι το Google Calendar, μία ατζέντα, ένα bullet journal ή ακόμα και το δικό μου δωρεάν μηνιαίο planner πού θα βρεις τα RESOURCES (self promo who? 😁). Βρίσκοντας το σωστό εργαλείο για τις ανάγκες σου θα δεις πόσο πιο εύκολο είναι να φτιάξεις το πρόγραμμά σου. Θυμήσου ότι δεν ταιριάζουν όλα σε όλους και ότι τελικά μπορεί να βρεις τον δικό σου τρόπο να οργανώνεσαι! 😉
✅ Αν νιώθεις ότι κάτι εξαντλεί τον χρόνο και την ενέργειά σου δίχως να έχει την αποδοτικότητα ή τα αποτελέσματα που ικανοποιούν τις αξίες σου, τότε ανάθεσε το σε κάποιον άλλον. Φυσικά αυτό ΔΕΝ σημαίνει να εκμεταλλεύεσαι τους γύρω σου, αλλά να τους αναθέτει ευγενικά διάφορες εργασίες οι οποίες δεν είναι σημαντικές για εσένα. 😇
Αν σου άρεσε αυτό το άρθρο σίγουρα θα λατρέψεις 👇
xx
Απλά τελειο
ΑπάντησηΔιαγραφήΧαίρομαι πολύ που σου άρεσε! Ελπίζω να σε βοήθησε! ❤
ΔιαγραφήΠολύ όμορφο πλάνο! Θα το εφαρμόσω σίγουρα!
ΑπάντησηΔιαγραφήΤέλεια!! 💪💪💪
Διαγραφή